AIでLINE配信文を作る前に｜確定事項・未決定事項・書かせない内容を分ける

AIにLINE公式アカウントの配信文を頼んだら、読みやすい文章ができた。
でも、まだ決めていない特典や申込期限まで書かれていて、そのまま使ってよいか迷う。
あなたがそんな場面に出会ったら、文章を書き直す前に、AIへ渡した材料を見直してみてください。

たとえば、新商品の紹介をお願いしただけなのに、割引や期間限定という言葉が加わっているケースを考えてみましょう。
これは説明のための仮定例ですが、確認すべきなのは文章の勢いだけではありません。
お店として決めた情報と、まだ検討している案が、依頼する段階で分かれているかという点です。

この記事では、AIに渡すメモを「確定事項」「未決定事項」「書かせない内容」「希望する出力」の四つに分ける方法を提案します。
特定のAIの公式機能や、誤りを完全に防ぐ仕組みではありません。
配信一件分の材料を整理し、AIに文章化してもらう部分と、お店が判断する部分を見えるようにするための実務上の工夫です。

文章を頼む前に、お店が決めることを分ける

自然な文章と、お店の正しい案内は別

読みやすい文章でも、そこに書かれた条件がお店の決定と一致するとは限りません。
言葉のつながりが自然なことと、その日に実際に提供できることは、別々に確かめる必要があります。
特典、受付時間、対象者などは、文章の雰囲気に合わせて増やしてよい材料ではないからです。

IPAの教材では、生成AIへの指示に目的や前提、詳細、出力形式を示すこと、出力の正確性を信頼できる情報源で確認することが説明されています。
もっともらしい結果でも事実ではない場合があるという注意もあります。
IPA「ツール利用」16〜17ページを基本的な参考にしつつ、お店の案内では、承認済みの企画書や商品情報に戻って確認しましょう。

AIには言い回しの案を頼み、お店の約束を決める役割は人が持つ。
この役割分担を依頼前に決めておくことが出発点です。

依頼メモを四つの欄にする

四つの欄は、それぞれ目的が違います。
確定事項は、今回の文章に使ってよい事実です。
未決定事項は、関係者の判断や追加確認が必要なことです。
書かせない内容は、AIが文章を整える際にも追加してほしくない約束や表現です。
そして希望する出力は、誰向けに、どのような形の文章を作ってほしいかを示します。

たくさんの資料を一度に貼り付けるより、まず一件の配信に必要な情報だけをこの四欄へ置いてみてください。
分類に迷った項目は、無理に確定事項へ入れなくて大丈夫です。
分からない項目が見つかったこと自体が、責任者に確認するきっかけになります。

確定事項・未決定事項・書かせない内容を整理する

確定事項は、確認元と一緒に渡す

確定事項へ入れる前に、その情報がどこで確認できるかを確かめましょう。
商品の正式名称は商品資料、実施日は承認された企画メモ、申込方法は現在の案内ページというように、確認元を決めます。
担当者の記憶だけで補わず、今回の配信に使う版をそろえることをおすすめします。

メモに持たせるのは、今回必要な情報だけで構いません。
新商品の特徴だけを知らせるなら、関係のない過去の売上や、すべての営業時間を追加する必要はありません。
受付時刻に関わる案内なら、日付だけでなく時刻や対象店舗も必要です。
何を知らせる配信かによって、確定させる項目を選びます。

確認日や確認担当は、お店の管理欄に残しておくと、後から見返す手がかりになります。
ただし、その管理欄の氏名や社内資料を、そのままAIへ渡す必要があるとは限りません。
配信文に必要な事実だけを抜き出し、社内の確認記録とは分けて扱いましょう。

過去の配信文も、そのまま現在の事実にはなりません。
去年のキャンペーンに書いた期間や条件を、今年も有効だと思い込まないことが大切です。

未決定事項は、空欄より「未決定」と書く

まだ決めていない特典や販売開始日は、空欄のままにせず、未決定と記します。
そのうえで、配信文には含めず、確認が必要な項目として別に返してほしいと伝えます。
単に情報が抜けているのか、決定を待っているのかを、人が読み返して分かるようにするためです。

たとえば、特典を付けるか検討中なら、特典の有無も内容も未決定です。
特典ありという前提の文章を先に作り、後からつじつまを合わせる必要はありません。
候補案が欲しい場合は、配信文の作成とは分けて、案出しとして依頼します。

未決定という表示は、お店の準備用メモに残す情報です。
その表示を含んだ下書きを、お客様へそのまま送るという意味ではありません。
配信に欠かせない条件が未決定なら、誰に何を確認するかを先に決め、回答がそろうまでは完成扱いにしない運用にしましょう。

禁止事項は、増やしてほしくない約束を具体化する

書かせない内容は、抽象的な注意だけで終わらせないことをおすすめします。
たとえば、指示していない値引き、先着人数、終了日時、効果の保証を追加しない、と今回の案内に合わせて具体化します。
強い文章にしてほしいという希望があっても、事実や約束まで強くしてよいわけではありません。

特に、文章を魅力的にするための表現と、お店が実際に引き受ける条件は分けて考えます。
親しみやすい書き出しを提案してもらうことと、必ず満足できると約束することは別です。
限られた情報から、人気や実績を推測して加えることも避けたい項目です。

禁止事項を並べるだけでなく、不明な場合の扱いも添えましょう。
根拠がない項目は本文へ追加せず、確認項目として返す、という指示です。
ただし、この指示を書けば誤りがなくなるわけではありません。
生成された文章を元の情報と照合する確認は残します。

希望する文章の形と、確認事項の出し方を指定する

誰に何を伝え、どの行動につなげるか

事実の整理ができたら、希望する文章の形を指定します。
読み手は初めて来店する人なのか、すでに商品を知っている人なのか。
目的は新商品を知ってもらうことなのか、予約方法を案内することなのか。
読み手と目的を一つずつ言葉にすると、文章に入れる説明を選びやすくなります。

次に、柔らかい語調、短い段落、必要以上に急がせない表現など、お店らしい伝え方を指定します。
長さの目安を付ける場合も、それは今回の文章作成の希望です。
配信ツールの文字数上限や、必ず反応がよくなる長さを意味するものではありません。

読み終わった人に取ってほしい行動も、今回の主目的に合わせて決めます。
詳細ページを読むのか、予約方法を確認するのかを曖昧にしないことです。
案内先が必要なら、実際に確認したURLをお店側で用意します。
AIに、それらしい予約URLを作ってもらう運用にはしません。

「本文案」と「確認が必要な項目」を分けて返してもらう

出力は、本文案と確認が必要な項目の二つに分けると、どこまで使えるかを検討しやすくなります。
本文案には確定事項だけを使い、未決定の内容や不足情報は別欄に出すよう依頼します。
確認項目までお客様向けの文章に混ざることを避けるための整理です。

さらに、配信に欠かせない情報が足りないときは、本文案を完成させず、先に質問を返すよう指定できます。
たとえば予約を促す内容なのに受付方法が不明なら、そのまま送れる文章として受け取らないようにします。
文章案が一部できた場合も、使える範囲と未確認部分をお店側で区別します。

提案も欲しい場合は、三つ目に検討用の候補欄を設ける方法があります。
その候補は採用決定ではありません。
本文案、確認事項、検討用の候補を混ぜず、人が決めたものだけを次の依頼で確定事項へ移しましょう。

架空のお店の依頼メモで、境界を確かめる

新商品の案内を想定した、四区分の記入例

ここでは、実在しない焼き菓子店が、新商品の案内を準備する場面を考えます。
以下は情報整理のための架空例で、実際の商品情報や店舗の実績ではありません。
店側で確認できているのは、試作中の商品について紹介を準備していることと、説明に使える特徴です。
販売日はまだ決まっていないという設定にします。

確定事項の欄には、商品紹介の準備用であることと、店側で確認した説明文だけを書く。
未決定事項の欄には、販売開始日、販売価格、予約を受け付けるかどうかを書く。
書かせない内容の欄には、発売済み、今だけ割引、数量限定、予約受付中といった案内を追加しないと書く。
希望する出力の欄には、商品の紹介文案と、案内を完成させる前に店へ確認すべき項目を分けてほしいと書きます。

この段階で、すぐに買えることを伝える文章まで作る必要はありません。
まず何が未決定かを明らかにし、商品説明の表現を検討するための下書きとして扱います。
実際に配信するメモへ置き換える際は、架空例の情報を残さず、自店の確認済み資料から記入してください。

未決定が残るときは、文章を完成扱いにしない

この例で先に必要なのは、発売日を決める担当者、価格を確認する担当者、予約の受け方を決める担当者の判断です。
一人のお店なら、あなた自身が決める項目としてメモしても構いません。
AIから質問が返ってきたら、それを文章の出来の悪さと捉えるより、配信前に解決する項目の一覧として使ってみましょう。

回答がそろったら、お店の元資料と依頼メモを同じ内容へ更新します。
発売日だけ決まったのに、価格や予約方法まで決定済みと扱わないことが大切です。
変わった欄を確認し、今回はどの情報まで本文に使ってよいかを改めて示します。

また、販売開始のお知らせと、開発中の商品を紹介するお知らせでは目的が違います。
前者を作れないからといって、AIに勝手に後者へ変更させるのではなく、配信目的を変えるかどうかも店側で判断します。
目的を変える場合は、新しい目的と確定事項を明記して依頼し直します。

毎回の配信で使える、軽い運用ルールにする

共通の店舗情報と、今回だけの情報を分ける

毎回同じ説明を最初から書くのが負担なら、店舗の共通メモと、今回の配信メモを分ける方法があります。
共通メモには、正式な店名や基本的な語調などを置きます。
今回のメモには、配信の目的、対象商品、今回使える条件、未決定事項を置きます。
前回のメモを丸ごと使い回すより、更新が必要な部分を探す場所を決める考え方です。

共通メモも永久に正しいわけではありません。
受付方法や営業時間が変われば見直しが必要です。
今回使う前に、関連する項目だけを現行資料と照合してください。
誰が最後に確認したかは社内の管理記録へ残し、AIに渡す素材は必要最小限に絞ります。

お客様の氏名や会話ログが、一般的な配信文を作るために本当に必要かも考えましょう。
例文の検討なら、実在しない人物や公開済みの商品情報で足りる場合があります。
個人情報や機密情報の入力については、利用サービスの規約・設定と社内方針を確認するというIPAの注意を踏まえ、確認できない情報を安易に貼り付けない運用にします。
特定の設定だけで安全が保証されるとは考えないでください。

配信前に、責任者が元の資料と照合する

生成された文を読むときは、文章として自然かを見る前に、お店の元資料と一致するかを確認します。
たとえば日時、金額、対象条件、受付先を確認対象として決める方法があります。
これはすべての配信に共通する公式のチェック数ではなく、今回の内容に合わせて確認しやすくするための提案です。

確認するときは、AIへ渡したメモだけでなく、そのメモの根拠となった資料にも戻ります。
メモ自体に古い情報があれば、生成文との一致だけでは気づけないからです。
値引きをしない予定なのに特典が追加されていないか、未定だった受付方法が断定されていないかも見直します。

担当者が文章を短くしたり、魅力的な表現へ直したりした後も、変更した箇所をもう一度照合しましょう。
言い回しの修正でも、対象者や期間の条件が落ちることがあります。
確認できない項目は保留として担当者へ戻し、分からないまま配信予約へ進めないルールにします。

AIでLINE配信文を作る前のQ&A

Q. 未決定の特典も、AIに提案してもらってよいですか？

A. 検討用の案出しとして依頼し、配信用の本文とは分けて扱う方法があります。
候補が出ても、お店が採用を決めるまでは未決定です。
実施できる条件や負担を確認し、採用した内容だけを確定事項へ移してください。
案を選ぶ前に、お客様へ特典を案内する文章へ混ぜないことがポイントです。
提案された内容が使えない場合は、無理に採用せず、条件を整理して依頼し直して構いません。

Q. 「間違えないで」と指示すれば十分ですか？

A. その一文だけで正確性は保証できません。
使ってよい事実、追加してはいけない内容、不明なときの返し方を具体的に示し、生成された本文は元資料と照合します。
文章を何度か修正した場合は、最後の版を確認することも大切です。
確認済みの古い案があっても、新しい案に同じ条件が残っているとは限りません。
AIへの指示と、お店による確認をセットにして扱いましょう。

Q. 過去の配信文を、そのままAIに渡して使い回せますか？

A. 文体の参考と、今回使う事実を分けて整理することをおすすめします。
過去の締切、価格、特典、対象者は、今回も有効かを確認してください。
不要な顧客情報や社内情報を含む場合は、そのまま渡さず、参考にしたい表現だけを抜き出す方法を検討します。
利用サービスの条件と社内ルールを確認し、古い配信文を現在の正本として扱わないことが大切です。

次の配信一件から、依頼メモを作ってみる

最初から全配信のルールを作り直す必要はありません。
次に送りたい配信を一件選び、その目的を書いてみてください。
必要な元資料を集めたら、確定事項、未決定事項、書かせない内容を分け、最後に希望する文章の形を添えます。
分類できない情報が残れば、その項目を決める担当者や確認先を決めます。

書き終えたら、確定事項には確認元があるか、検討中の案が紛れていないか、追加禁止の内容が具体的か、配信前に誰が確認するかを見直しましょう。
どれかが空いていても、それだけでAIの利用を諦める必要はありません。
まだ決まっていないこととして残し、文章を作る前に整理する対象にします。

大切なのは、AIへ渡す指示を長くすることではありません。
お店が決めたことと、これから決めることを混ぜず、必要な情報がどの欄にあるかを見えるようにすることです。
文章作成と判断の境界が整理されれば、修正を頼むときも、言い回しを変えたいのか、条件そのものを見直したいのかを伝える手がかりになります。

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